Tổ chức sự kiện cần có các nội dung

Tổ chức sự kiện cần có các nội dung

SUKIENVTV luôn phục vụ khách hàng của mình một loại tiêu chuẩn dịch vụ mà chỉ những công ty tổ chức sự kiện thật sự  đẳng cấp mới có thể chạm đến. Thành công trong suốt hơn mười năm phát triển cùng những lời khen tặng của khách hàng đã đem lại cho chúng tôi nguồn động lực to lớn để tiếp tục phát huy triết lý kinh doanh  hướng đến khách hàng một cách trọn vẹn. Luôn hướng tới sự hoàn hảo và hiện thực hoá tư duy ấy bằng quy trình quản lý chuyên nghiệp cùng với khả năng sáng tạo rất ấn tượng, SUKIENVTV đã ngày một lớn mạnh, trở thành công ty tổ chức sự kiện mà khách hàng đã và sẽ đặt trọn niềm tin.

Các sự kiện mà chúng tôi từng tư vấn, điều phối tổ chức và trực tiếp tham gia thực hiện bao gồm 4 loại chính là: sự kiện khánh tiết như các lễ khởi công, khánh thành, kỷ niệm, công bố; sự kiện marketing (corporate events); sự kiện xúc tiến thương mại (hội chợ và triển lãm); sự kiện cộng đồng như những lễ hội quốc gia, vùng hoặc địa phương, ngành, biểu diễn nghệ thuật, thể thao ...

Công ty tổ chức sự kiện phải nhất quán theo đường lối đã  vạch ra và được nhất trí. Sử dụng lịch trình: dùng lịch và    khởi đầu từ ngày tổ chức sự kiện, tính lùi trở lại, kiểm tra  lại các hạng mục công việc phải làm. Lồng ghép dòng  chảy công việc vào dòng chảy thời gian, ta có được lịch  trình khá đầy đủ.

Cần chú ý là có rất nhiều yếu tố chi phối  tới kết quả của tổ chức sự kiện.  Yêu cầu phải hình dung ra và chú ý tới tất cả các công  việc dù là công việc nhỏ và đơn giản nhất.Qua thực tế  cho thấy những sai phạm thường xảy ra ở những việc nhỏ  và đơn giản song tác hại của nó lại không nhỏ và đơn giản  chút nào. Một công việc sai phạm tác hại của nó gây hiệu  ứng Domino sang các tác động khác và hậu quả thật khó  lường. Để đảm bảo tổ chức sự kiện thành công phải tuân thủ  nghiêm ngặt lịch trình.Nhà tổ chức sự kiện cần có kế hoạch cụ thể với các nhà  cung cấp, kiểm tra tiến độ cung cấp. Chú ý những mốc    thời gian quan trọng trong tiến độ cung cấp của họ phải  được thể hiện và quán triệt trong hành trình tổ chức. Đặc  biệt chú ý tới những hạn chót phải đặt hoặc hủy. Đây là  những hạn cuối cùng cho phép thay đổi nội dung hợp  đồng ( số lượng, thời gian, địa điểm ) thực hiện hoặc hủy  bỏ hợp đồng mà không bị phạt.

Khi sự kiện triển khai cần tiếp tục cập nhật hành trình tổ  chức theo bảng chi phí và lịch thanh toán. Phải tính đến  tất cả các hạng mục của từng nội dung sự kiện. Hãy mô tả  chi tiết từng hạng mục ai là người chịu trách nhiệm thực  hiện và hạn cuối cùng là ngày nào, cần bố trí thời gian  thỏa đáng cho việc chuẩn bị hành trình tổ chức.  Khi thực hiện gửi thư mời, người tổ chức cần gửi một thư  cho chính mình, với cách này giúp Nhà tổ chức dự đoán  thư tới đối tượng có bị chậm hay không. Qua kiểm tra  ngày đóng dấu trên tem phong bì, Nhà tổ chức sự kiện có  thể biết thư mời có đến đúng theo lịch trình không.  

Bảng nội dung công việc phải trình bày rõ từng bước,  từng nội dung và người được phân công thực hiện. Như  vậy sẽ tránh được sai sót và tình trạng lẫn lộn công việc.  Bảng nội dung công việc sẽ trở thành những việc làm  thực mà Nhà tổ chức sự kiện, với tư cách là tổng công  trình sư và là nhà đạo diễn sáng tạo. Các bảng nội dung  công việc lúc này sẽ là nội dung hoạt động của sự kiện  của người tổ chức sự kiện.

Nhà đạo diễn sáng tạo (tổng chỉ huy) phải nắm vững kịch  bản, hiểu rõ sự kiện ( từng thời điểm, từng bước đi, từng  chi tiết) từ trong ra ngoài, cũng giống như người nhạc  trưởng hoặc đạo diễn làm phim vậy. Mỗi nhận viên phải  biết rõ vai trò của mình, phải biết mình làm những công  việc gì, trong thời gian nào, ở đâu và do ai phụ trách.  Cần chọn một người chịu trách nhiệm cho toàn bộ sự kiện  trong ngày tổ chức sự kiện. Một vấn đề được khẳng định  trong thực tiễn là người chỉ đạo khó có thể đồng thời là  người có vai trò làm chủ lễ hay dẫn chương trình (MC). 

Liên Hệ

ASUKIEN.COM

Lầu 2, Số 343 Vũ Tông Phan, Hà Nội

Lầu 2, Số 290/44 Nam Kỳ Khởi Nghĩa, P8, Q3

Tel: 028.6299.1987- 024.629.00029

Hotline: 09322.00029

Mail: sales@asukien.com